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¿Qué es la contabilidad de una empresa? ¿Por qué es importante? ¿Qué se debe tener en cuenta al realizarla? Todos estos aspectos son de profunda relevancia para una empresa. En especial, porque conllevan consecuencias fiscales y tributarias.
Con la contabilidad se da cumplimiento a las leyes y se muestra el registro de las operaciones. Esto ayuda a mostrar la respetabilidad de cada acción financiera, al tiempo que permite controlar ingresos y egresos.
Además, es necesario tener en cuenta que es esencial declarar impuestos e imposiciones. El monto de estos depende de los resultados de la contabilidad. Asimismo, hay que tener clara la importancia del régimen tributario y categoría de la empresa para realizar el informe tributario.
En tal sentido, independientemente de que tengan una categoría simplificada, se requieren informes tributarios porque servirán de soporte para la fiscalización de la contabilidad. Por ello, resulta fundamental que como contador le expliques a tus clientes todos estos procesos.
Por ello, en este artículo abordamos cómo llevar la contabilidad de tu empresa. Siempre teniendo en cuenta que este es un sector dinámico, por lo que te conviene estar actualizado para ofrecer el mejor servicio.
1. Organización y preparación
La contabilidad de un negocio requiere organización y preparación. Por ello, ambas cosas deben ser consideradas desde el momento mismo en el que se concibe un emprendimiento. En especial, porque cada acción que se realiza en un negocio implica costos o ingresos.
Debes tener esto presente al momento de planificar las tareas operativas de un negocio. En realidad, el registro de operaciones de lo que es la contabilidad contempla todas las actividades de una empresa. Así que conviene conocer a cabalidad el tipo de registros que se deben realizar.
No sólo se trata de organización, en el caso de que ejerzas la contabilidad, la capacitación permanente es fundamental. Existen escuelas virtuales que te permiten mantenerte al día con los conocimientos de tu área.
En plataformas como La Contadora, encontrarás cursos que te ayudan a profundizar en la contabilidad para PyMES. Esto te permite actualizarte en las normas contables originadas en los gremios profesionales, como las que aplica el Colegio de Contadores de Chile A.G.
En esta escuela también puedes encontrar cursos dirigidos a personas con poco conocimiento al respecto, échale un ojo a sus cursos para emprendedores.
En cualquier caso, sea como contador o como emprendedor debes informarte de todas las obligaciones tributarias y fiscales. Así como los pasos para solicitar una autorización al Servicio de Impuestos Internos (SII) para llevar una contabilidad simplificada.
Esto es viable para todas las empresas, con excepción de los contribuyentes de primera categoría. En esta clasificación entran los sectores aduaneros, mineros y de intermediación.
Una ventaja de contar con esta autorización es que se permite llevar una contabilidad con menos libros. No por esto es menos rigurosa, solo que te será más sencillo. Otro aspecto que conviene considerar es disponer de un sistema digital para el control de estos aspectos en su empresa. Esto facilita la gestión de la contabilidad a ellos y a ti.
2. Registro de transacciones
Ahora corresponde pasar al registro de transacciones. Hay que tener conciencia de cuáles compras, ventas, ingresos y gastos deben ser asentados en los libros correspondientes.
Esto es fundamental para que un emprendimiento se mantenga en pie. En este sentido, la contabilidad implica, entre otras cosas, realizar asientos en el libro diario y los libros auxiliares, así como en el libro de inventario. Cada uno de ellos muestra las operaciones de la empresa.
En el libro diario, por ejemplo, se realiza el registro de todas las transacciones de un emprendimiento en forma cronológica. En este, se anotan tanto los ingresos como los egresos, lo cual permite llevar un récord de sus operaciones.
También es bueno saber que los Libros Auxiliares son complementarios al Libro Diario, cada uno dedicado a una cuenta en particular. Por último, es necesario acotar que los más utilizados son los de Caja, Nómina, Compra, Retenciones y Ventas.
Para el registro de transacciones, lo fundamental es estar al tanto de que todas las operaciones de una empresa se anotan en el Libro Diario. También es necesario clasificar las operaciones según el tipo de comprobante que tengan; es decir, en cuál libro auxiliar se registra cada transacción.
3. Conciliación bancaria
Otro aspecto que se debe cubrir es la necesidad de hacer conciliaciones bancarias. Este proceso permite comparar los registros financieros con los que emite el banco.
En el caso de que seas contador, es factible que algunos de tus clientes no conozcan del tema. Por ello, ayúdales a crear un procedimiento. Estos pasos que puedes leer a continuación también te pueden servir si eres un emprendedor buscando información de valor:
- Conseguir los extractos bancarios y el saldo final de la cuenta del mes próximo pasado.
- Cotejar sus registros contables contra el extracto que el banco les proporciona. Recuérdales que los asientos incluyen compras y ventas, así como gastos, ingresos e inversiones.
- Señalar aquellas transacciones que no están en el extracto que el banco les proporciona o viceversa.
- Registrar las operaciones faltantes y verificar los comprobantes.
- El saldo final de tus registros contables y el del extracto bancario deben coincidir. En caso contrario, deben buscar la diferencia y subsanarla.
Las conciliaciones bancarias son una herramienta para garantizar el control de las transacciones de un emprendimiento. Por ello, es importante asegurarse de que las cuentas de tu emprendimiento (o las de tu cliente) cuadren.
4. Elaboración de estados financieros
Sin dudas, uno de los servicios más importantes que se ofrece en lo que es la contabilidad es la elaboración de los estados financieros. A estos se les puede llamar “informes financieros”, “estados contables” o “cuentas anuales”.
Estos consisten en un resumen de las operaciones contables de una empresa en un período determinado. Así que con ellos, se puede evaluar la medida de la rentabilidad de un emprendimiento y si posee la solvencia requerida o es necesario hacer cambios.
En tal sentido, los emprendedores deben tener, al menos, los estados financieros básicos: el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.
También, es posible que se requieran algunos complementarios, como el estado de cambios en el patrimonio y las notas explicativas. Asimismo, todos los emprendedores deben estar al tanto de los siguientes aspectos:
- Balance general: también se le llama estado de situación financiera, consiste en un reporte que detalla claramente la situación financiera de un emprendimiento. Resume tus activos, pasivos y patrimonio.
- Estado de resultados: muestra las ganancias o pérdidas que ha tenido una empresa durante un período determinado. Esto depende de sus costos, gastos e ingresos en ese tiempo. Permite conocer la rentabilidad en ese lapso.
- Flujo de efectivo: es un reporte acerca de la liquidez de un emprendimiento. Muestra las entradas y salidas de efectivo de tu negocio en cualquier momento. Es un indicador importante de tu capacidad financiera.
En este sentido, es recomendable que tomes capacitaciones para emprendedores para decidir con base en la información.
5. Control de inventario
El control de inventario se refiere a todos aquellos productos y materias primas que una empresa va a ofrecer en venta. Esta actividad es importante, ya que en él se encuentran invertidos activos o compromisos de pasivos de la empresa. El registro de este inventario forma parte de lo que es la contabilidad de un negocio.
Además, esto permite al emprendedor tomar decisiones administrativas, tanto para satisfacer a los clientes como para saber cuándo reponer el inventario. La forma en la que realice el control de inventario y su eficiencia ayudan a tener conocimiento de la situación real de un emprendimiento.
Del control del inventario dependen los ingresos y siempre conviene conocer qué ítems se venden más y cuáles menos. No obstante, desde el punto de vista contable lo que probablemente te interese más es cuánto dinero tienes invertido en él.
6. Seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Además de los aspectos considerados hasta ahora, es crítico prestar atención a las cuentas por cobrar. Hay que tener conciencia de los créditos que se han solicitado y del dinero que se espera recibir.
El seguimiento de las cuentas es crucial para el mantenimiento de un negocio. Por otro lado, también hay que tener claridad de las cuentas por pagar, que son aquellas obligaciones que se han adquirido con terceros y que se deben honrar en un plazo específico.
Como contador, cuando haces seguimiento a estas dos cuentas, asegúrate de que tu cliente siga prácticas financieras sanas. Así su reputación y la tuya se ven fortalecidas. Ten en cuenta que esto puede ser un desafío que requiere atención.
Por su parte, el emprendedor debe prestar atención a este hecho a la hora de adquirir servicios contables con un tercero o a la hora de llevar su propia contabilidad.
7. Cierre del periodo contable
También es necesario estar instruido acerca del cierre del período contable. Este es el momento en el que se conocen los resultados financieros de tu emprendimiento.
Con esa información, se pueden tomar decisiones con relación al siguiente ciclo fiscal, ya que en él se resumen las ganancias o pérdidas de la operación.
Por supuesto, esto tiene consecuencias en las finanzas. De acuerdo con ese monto, se calculan los impuestos a pagar. Para determinar el resultado del período, se realiza un informe financiero que detalla de forma ordenada la situación de la empresa. Al finalizar el cierre, se dejan las cuentas en cero para iniciar el nuevo ciclo fiscal.
8. Cumplimiento legal y fiscal
El cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales permite a los empresarios evitar sanciones y multas. Como dueño de una PyME debes aplicar en tu negocio el nuevo régimen tributario de Chile, lo que proporciona mayor transparencia fiscal.
Otro aspecto que debes tener en cuenta es la importancia del RUT o Rol Único Tributario que toda persona jurídica debe poseer en el país.
Además de ello, volvemos a recalcar la importancia de cumplir con la declaración y pago de tributos como el IVA y el Impuesto sobre la Renta.
Proceso de renta
El proceso de renta es fundamental en Chile, se declara una vez al año. Esto hay que hacerlo teniendo utilidad o pérdida. En ese momento, se declaran todos los movimientos que como CEO dirigiste en tu emprendimiento.
Como contador, puedes acompañar a un cliente en la presentación de la declaración anual de impuestos sobre la renta en abril. Asimismo, debes mostrarle el uso del formulario 22 de renta. También puedes comentarle que si la declaración es presentada por internet, el plazo puede ser mayor.
Como encargado de un emprendimiento, estás en la obligación de presentar ante el SII un informe. Este debe incluir tus pagos a personas naturales y jurídicas, tus ingresos y rentas recibidas.
En cumplimiento de lo cual deberá presentar tres declaraciones juradas, a saber:
- Formulario 1879: retenciones efectuadas por Rentas Pagadas de los Artículos 42 (N.º 2) y 48 de la Ley de Impuesto a la Renta.
- Formulario 1886: retiros y créditos correspondientes.
- Formulario 1887: rentas del numeral 1 del artículo 42 de la LIR y retenciones de Impuesto Único efectuadas.
En cualquier caso es fundamental el asesoramiento y la capacitación. De esa forma, se pueden hacer las declaraciones ajustadas al marco tributario. Además, se evitan sanciones y pagar de más en tus impuestos.
Conclusión
En síntesis, cuando hablamos de la contabilidad de un negocio y cómo llevarla, hay que tener en cuenta algunos elementos relevantes. Por un lado, es muy importante alentar el manejo transparente y la ética de la gestión.
Por el otro, para cumplir todos los requerimientos de la contabilidad, es de suprema importancia mantenerse actualizado en relación con ella.
Es por esta razón que, te conviene considerar escuelas virtuales como La Contadora.com.
Nosotros hemos centrado buena parte de nuestra tarea en acompañar a contadores y también a emprendedores. Por ello, podemos recomendar capacitaciones como "Reviso tu Pyme" para profundizar en obligaciones tributarias.
También el "Curso Gastos Aceptados" ofrece información útil para no pagar en exceso. Además, para mejorar la gestión, el curso "Precio de venta" enseña a calcular este importante valor. Contadores y emprendedores pueden contar con nosotros para dar el siguiente paso en la formación financiera de cada uno.
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